Reinigungsfirma wechseln: Checkliste für einen Wechsel ohne Reinigungslücke

Nicht jeder Ärger mit der Reinigungsfirma ist ein Grund zum Wechsel. Eine einzelne verpasste Reklamation, eine kurzfristig kranke Stammkraft oder ein Missverständnis bei der Zimmerübergabe lässt sich häufig mit einem klärenden Gespräch und einer schriftlichen Reklamation mit Frist zur Nachbesserung lösen. Ein Wechsel lohnt den Aufwand erst dann, wenn sich ein Muster zeigt.

Typische Anzeichen für ein strukturelles statt ein punktuelles Problem: wiederholte Qualitätsmängel trotz dokumentierter Reklamation, häufig wechselndes Personal ohne erkennbare Einarbeitung, schlechte oder verzögerte Erreichbarkeit bei Ausfällen, wiederkehrende Fehler in der Abrechnung oder Zweifel daran, ob die eingesetzten Kräfte korrekt angemeldet sind. Halten Sie jede Reklamation schriftlich fest, auch wenn sie zunächst am Telefon besprochen wurde – diese Dokumentation wird wichtig, sobald Sie den bestehenden Vertrag prüfen oder sich auf eine außerordentliche Kündigung berufen wollen.

Bevor Sie mit dem alten Anbieter oder einem neuen sprechen, gehört der bestehende Vertrag auf den Tisch. Die entscheidenden Punkte sind die vereinbarte Kündigungsfrist, eine mögliche Mindestlaufzeit oder Bindungsdauer und die Frage, ob sich der Vertrag automatisch verlängert, wenn niemand aktiv kündigt. Diese Angaben unterscheiden sich von Vertrag zu Vertrag und von Anbieter zu Anbieter erheblich – es gibt dafür keinen einheitlichen österreichischen Standardwert, den man einfach übernehmen könnte. Lesen Sie die entsprechende Klausel wörtlich und notieren Sie das exakte Datum, ab dem eine Kündigung frühestens wirksam wird.

Neben der ordentlichen Kündigung sieht ein Vertrag häufig auch eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund vor, etwa bei gravierenden, wiederholten Leistungsmängeln. Ob ein solcher wichtiger Grund im Einzelfall vorliegt und welche Frist dann gilt, hängt von der konkreten Vertragsformulierung und den dokumentierten Vorfällen ab; dieser Abschnitt ersetzt keine rechtliche Prüfung Ihres Vertrags. Klären Sie außerdem, ob die Kündigung schriftlich erfolgen muss – selbst wenn der Vertrag keine Schriftform vorschreibt, ist die schriftliche Kündigung mit Zustellnachweis die sicherere Wahl, weil sie im Streitfall den Zugangszeitpunkt belegt.

Ein Reinigungsanbieter, der über Jahre im Haus war, hat in der Regel mehr Zugriff, als auf den ersten Blick sichtbar ist: Schlüssel für mehrere Bereiche, Codes für Alarmanlagen, Zutrittsmedien wie Transponder oder Chipkarten, manchmal auch digitale Zugänge zu einem Gebäudeleitsystem. All das gehört vor der Übergabe an den neuen Anbieter systematisch erfasst und zurückgefordert oder gesperrt.

Erstellen Sie eine Liste aller ausgegebenen Schlüssel und Zutrittsmedien mit Datum der Ausgabe, soweit diese Information vorliegt, und lassen Sie sich die Rückgabe schriftlich quittieren. Digitale Zutrittsdaten – Codes, Transponder-IDs, Zugänge zu einem Alarm- oder Gebäudeleitsystem – sollten Sie sperren oder neu vergeben, sobald der alte Vertrag endet, nicht erst Wochen später. Prüfen Sie außerdem, ob Inventar oder Geräte im Eigentum des alten Anbieters stehen, etwa Reinigungswagen oder Maschinen, die zurückzugeben sind, und ob offene Verbrauchsmaterialien abzurechnen sind. Wo personenbezogene Zutrittsdaten betroffen sind, gehört auch die Löschung beim alten Anbieter in die Übergabe – im Zweifel ist das eine Frage an eine rechtliche oder datenschutzrechtliche Beratung, nicht an dieses Dokument.

Der häufigste Grund, warum zwei Angebote für dieselbe Fläche völlig unterschiedlich hoch ausfallen, ist kein Verhandlungsgeschick, sondern ein unterschiedlicher Leistungsumfang. Ohne ein gemeinsames Leistungsverzeichnis bietet jeder Anbieter das an, was er für sinnvoll hält – und Sie vergleichen am Ende Angebote, die inhaltlich gar nicht dasselbe abdecken. Ein Leistungsverzeichnis macht den Umfang für alle Anbieter identisch und damit den Preis vergleichbar.

Definieren Sie pro Bereich – etwa Zimmer, Etage, öffentliche Fläche, Büro oder Sanitäranlage – die Fläche, soweit bekannt, sowie die Reinigungsfrequenz und den konkreten Leistungsumfang: welche Oberflächen, Böden und Einrichtungsgegenstände werden in welchem Rhythmus gereinigt, was gehört ausdrücklich nicht dazu. Legen Sie das Zeitfenster fest, in dem gereinigt werden soll, und klären Sie, wer Reinigungsmittel und Geräte stellt. Zusatzleistungen wie Grundreinigung, Fensterreinigung oder Sonderreinigung nach Veranstaltungen gehören getrennt ausgewiesen, damit sie nicht unbemerkt im Grundpreis verschwinden oder umgekehrt als teurer Aufpreis auftauchen. Ergänzen Sie Vertretungsregelungen bei Krankenstand, den vereinbarten Kontrollrhythmus und die benannten Ansprechpartner auf beiden Seiten.

Bevor Sie einen neuen Vertrag unterschreiben, lohnt sich eine kurze Prüfung des Anbieters: eine bestehende Gewerbeberechtigung, eine schriftliche Zusage zur ÖGK-Anmeldung des eingesetzten Personals und ein Preis, der nicht auffällig unter dem liegt, was andere Anbieter für eine vergleichbare Fläche verlangen.

Eine ausführliche Checkliste dazu – von der GISA-Abfrage über die KV-Einstufung bis zur Frage nach Subunternehmerketten – finden Sie im Ratgeber Woran Sie eine seriöse Reinigungsfirma erkennen.

Ein seriöser Anbieter beantwortet die folgenden Fragen im Erstgespräch offen und konkret – Ausweichen oder vage Antworten sind selbst schon eine Information.

Ein Angebot, das ganz ohne Besichtigung der Flächen erstellt wird, ist mit Vorsicht zu behandeln: Ohne Eindruck vor Ort kann ein Anbieter Aufwand, Zustand und Besonderheiten Ihres Objekts kaum realistisch einschätzen, was das Risiko von Nachforderungen oder Qualitätsproblemen später erhöht.

Die größte praktische Sorge beim Wechsel ist eine Lücke, in der weder der alte noch der neue Anbieter zuständig ist. Sie lässt sich mit einem klaren Zeitplan vermeiden, der rückwärts von der Kündigungsfrist des bestehenden Vertrags geplant wird: Beginnen Sie die Suche nach einem neuen Anbieter, sobald absehbar ist, dass gewechselt wird, nicht erst nach der Kündigung. So bleibt genug Zeit für Angebotsvergleich, Besichtigung und Vertragsabschluss, bevor der alte Vertrag endet.

Legen Sie einen konkreten Übergabetermin vor Ort fest, an dem nach Möglichkeit beide Seiten anwesend sind: Der alte Anbieter übergibt Schlüssel, Zutrittsmedien und offene Punkte, der neue Anbieter sieht sich die Flächen mit dem Leistungsverzeichnis in der Hand an. Informieren Sie Ihr eigenes Team – Rezeption, Etagenleitung, Haustechnik – rechtzeitig über den Wechsel, damit niemand dem neuen Personal den Zutritt verweigert oder umgekehrt der alte Anbieter noch Zugang hat, obwohl der Vertrag bereits beendet ist. Wo möglich, ist eine kurze Überlappung von wenigen Tagen, in denen alter und neuer Anbieter parallel arbeiten oder zumindest beide erreichbar sind, die sicherste Variante, um eine Lücke auszuschließen.

Die Anfangsphase entscheidet, ob der Wechsel das Problem tatsächlich gelöst hat. Vergleichen Sie die tatsächliche Leistung von Beginn an mit dem vereinbarten Leistungsverzeichnis, statt abzuwarten, ob sich Mängel von selbst einspielen. Feste, kurze Kontrollrhythmen in den ersten Wochen – etwa gemeinsame Begehungen nach der ersten und nach der vierten Woche – zeigen früh, ob Absprachen zu Frequenz, Umfang und Vertretung im Alltag eingehalten werden.

Dokumentieren Sie Abweichungen so, wie Sie es beim alten Anbieter idealerweise auch getan hätten: schriftlich, mit Datum und wenn möglich mit Foto. Das gibt Ihnen im Fall eines erneuten Anbieterwechsels dieselbe belastbare Grundlage, die Ihnen beim letzten Wechsel vielleicht gefehlt hat – und ist zugleich die einfachste Art, aus einem holprigen Start rechtzeitig eine korrigierte Zusammenarbeit statt eines dritten Wechsels zu machen.

Ein Anbieterwechsel in der Reinigung lässt sich mit wenig Risiko durchführen, wenn drei Dinge in dieser Reihenfolge geklärt sind: der bestehende Vertrag mit seinen Fristen und Rückgabepflichten, ein Leistungsverzeichnis, das Angebote tatsächlich vergleichbar macht, und ein Übergabetermin, der zeitlich keine Lücke lässt. Wer zusätzlich Gewerbeberechtigung, ÖGK-Anmeldung und KV-Einstufung des neuen Anbieters vor Vertragsabschluss prüft, verringert das Risiko, überhaupt in einen Kontrollfall im eigenen Betrieb zu geraten – wird bei einem beauftragten Anbieter Sozial- oder Lohndumping festgestellt, kann das nach dem LSD-BG unter Umständen auch auf den Auftraggeber zurückfallen. Dieser Abschnitt ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung zu Ihrem konkreten Fall.

Falls Ihr Betrieb neben dem klassischen Reinigungsvertrag auch Personalleasing als Alternative prüfen möchte – etwa um Housekeeping-Spitzen mit eigenem Weisungsrecht abzudecken –, ordnet der Ratgeber zu Kosten und Ablauf des Personalleasings für Housekeeping das Modell im Detail ein. A.K.M unterstützt Betriebe in Wien und Umgebung bei Hausbetreuung, Büroreinigung und Personalleasing mit ÖGK-angemeldetem Personal und einem festen Ansprechpartner; bei Interesse an einem unverbindlichen Angebot für Ihren Betrieb erreichen Sie uns über die Kontaktseite.